Facturer au SPW
Comment facturer au SPW ?
Il y a deux canaux de transmission pour vos factures :
1) La facturation électronique via Peppol/Mercurius :
- Soit vous disposez d’un logiciel comptable et d’un point d’accès à Peppol et vous pouvez directement nous transmettre vos factures qui transitent par Mercurius (nos coordonnées Peppol sont les suivantes : Scheme ID 0208, Peppol ID 0316381138).
- Soit vous encodez manuellement vos factures sur le portail Mercurius -> Il est toutefois nécessaire de disposer d’un numéro BCE et de se connecter au Portail par l’intermédiaire de sa carte d’identité. Cliquez ici pour voir le tutoriel pour encoder manuellement vos factures.
2) La facturation papier à envoyer au Centre de Scanning : Boulevard Ernest Mélot 30 - 5000 Namur (Canal disponible uniquement pour les marchés dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3.000 EUR HTVA)
⚠️Les factures PDF ou Word envoyées par e-mail ne sont pas acceptées par le SPW et ne seront donc pas traitées, de même que les factures qui ne respecteraient pas le canal de transmission légal en fonction du montant du marché public.
Pour un traitement rapide et efficace de votre facture, vous devez impérativement indiquer les éléments suivants :
- Le SPW étant assujetti partiel à la TVA, la mention de ce numéro de TVA est obligatoire sur toute facture : BE 0316.381.138
- Numéro d’engagement juridique : Votre Correspondant comptable au SPW doit vous fournir ce numéro. Il constitue la référence OBLIGATOIRE que vous devez apposer sur tous les documents relatifs au marché. Il commence par le numéro 5000… suivi d’une suite de chiffres.
- Référence du bon de commande ;
- Numéro de marché ;
- Adresse de livraison ;
- Le nom du correspondant comptable : Vos contacts privilégiés pour le suivi de vos dossiers sont votre gestionnaire de dossier et le Correspondant Comptable. Leurs références vous seront fournies par l’administration du SPW avec laquelle vous traitez.
Attention : Ces informations – hormis le numéro de marché - vous seront communiquées soit dans la lettre de notification du marché soit dans le bon de commande. La liste des mentions obligatoires a été réduite pour attirer votre attention sur ces mentions spécifiques qui permettent un traitement rapide et efficace des factures « SPW ». Les autres mentions obligatoires restent d’application.
Lorsque vous envoyez une facture au SPW, une communication sous forme structurée est vivement conseillée, par exemple : +++123/1234/12345+++. En l'absence de cette communication structurée, la référence de votre facture sera utilisée comme communication, avec un maximum de 16 caractères. Ces références ne sont cependant plus visibles lors des paiements consolidés auprès d’un même fournisseur effectués automatiquement par le logiciel comptable du SPW.
Besoin d'aide ?
Téléchargez le guide complet ci-dessous. Vous saurez tout sur la facturation électronique et comment vous pouvez passer à ce nouveau mode de facturation. Vous connaitrez également les nouvelles références à indiquer sur vos factures.
La facturation électronique expliquée en vidéo :
Tutoriel pour encoder une facture directement sur le portail Mercurius
Guide 2024
Fr
Übersetzungsaktualisierung in Bearbeitung
De
Er wordt een vertalingsupdate uitgevoerd
NL
Translation update in progress
En
-
Vos points de contact (Pour les fournisseurs uniquement):
Pour tout ce qui concerne le traitement global de votre dossier, votre gestionnaire de dossier et votre correspondant comptable sont vos points de contact à privilégier.
Pour toute question qui concerne* :
• la facturation électronique (Mercurius...) => facturationelectronique@spw.wallonie.be
• un rappel de paiement => controle.depenses.finances@spw.wallonie.be
• le suivi du traitement ou du paiement de votre facture = > 081/ 23 28 90 (uniquement le lundi et le mercredi de 9h à 12h) ou nous contacter par mail à l’adresse: controle.depenses.finances@spw.wallonie.be
*Merci de préciser votre numéro de TVA dans la demande ainsi que toutes autres informations utiles au suivi de cette dernière.
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Votre question concerne la fiscalité/les taxes wallonnes ? Vous pouvez nous contacter via
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par email : fiscalite.wallonie@spw.wallonie.be
(Merci de renseigner vos coordonnées ainsi que votre numéro de registre nationnal afin que nous puissions acceder à votre dossier fiscal ) -
par téléphone : 081/330.001 - Le call center est accessible tous les jours ouvrables de 8h30 à 12h.
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par courrier : SPW Finances - Boulevard Ernest Mélot, 30 - 5000 Namur
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lors de permanences dans les guichets Fiscalité (sur rdv)
FAQ Fournisseurs
Les offres ainsi que les états d’avancement doivent-ils être également encore au centre de scanning ?
En aucun cas vous ne devrez renvoyer vos offres ou les états d’avancement au centre de scanning. Vous devrez continuer à transmettre ces documents à l’administration fonctionnelle qui a fait la demande de prestation de biens ou de services.
L’adresse de toutes les fiches clients doit-elle être changée avec celle du Centre de scanning – Boulevard Mélot 30 - 5000 Namur ?
Il est important de conserver dans votre logiciel ces adresses. En effet, certaines données comme le Département, la Direction et l’adresse de livraison d’un bien ou d’un service notamment sont à renseigner sur la facture afin d’assurer un bon dispatching et un traitement rapide de votre facture.
Quel est le numéro TVA du SPW ?
Il s’agit du 0316.381.138
Puis-je continuer à envoyer mes factures par mail ?
Non.
Une facture sous format Word ou PDF n’est pas une facture électronique et est considérée comme une copie.
Par ailleurs, la facturation électronique est possible et doit être favorisée. Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée (format XML) qui permet son traitement automatique et électronique. La facturation électronique consiste donc à dématérialiser de bout en bout le processus de facturation.
Les deux canaux de transmission suivants :
• Facturation électronique via Mercurius
• Envoi des factures sous format papier à l’adresse : SPW Finances – Centre de scanning Boulevard Ernest Mélot, 30 - 5000 Namur
Cette nouvelle procédure en matière de facturation est-elle d’application pour la SOFICO ?
Cela concerne uniquement les factures adressées directement au SPW. Rien ne change pour votre facturation à la SOFICO
Quelles sont les données primordiales qui doivent se retrouver sur la facture ?
Les données primordiales pour permettre un traitement rapide et efficace de votre facture sont :
L’adresse mail du Correspondant Comptable : Vos contacts privilégiés pour le suivi de vos dossiers sont votre gestionnaire de dossier et le Correspondant Comptable. Leurs références vous seront fournies par l’administration du SPW avec laquelle vous traitez.
L’engagement juridique : Votre Correspondant comptable doit vous fournir ce numéro. Il constitue la référence OBLIGATOIRE que vous devez apposer sur tous les documents relatifs au marché. Il commence par le numéro 5000… suivi d’une suite de chiffre.
En plus d’avoir envoyé ma facture via Mercurius, dois-je également l’envoyer par la poste ?
Non.
La facturation électronique ne nécessite pas l’envoi de la facture par courrier.
Je ne parviens pas à me connecter au Portail Mercurius.
Pour vous identifier sur le Portail Mercurius, vous devez le faire uniquement par l’intermédiaire de votre carte d’identité. Attention que vous devez être reconnu en tant que représentant légal et être enregistré comme tel à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) pour votre entreprise. Si vous rencontrez des problèmes lors de la connexion au Portail Mercurius, nous vous conseillons de consulter le lien suivant : Aide du portail Mercurius - Belgian Peppol Authority - Confluence (atlassian.net).
Est-il possible de joindre des annexes aux factures électroniques ?
Oui, il est parfaitement possible de joindre des annexes à vos factures électroniques aussi bien depuis votre logiciel que depuis le portail Mercurius.
Quelles sont les informations utiles pour facturer le SPW via Peppol?
Scheme ID, il s’agit du 0208.
Peppol ID, il s’agit du 0316381138.
Quelle communication dois-je indiquer sur ma facture ?
Lorsque vous envoyez une facture au SPW, une communication sous forme structurée est préférable, par exemple : +++123/1234/12345+++.
En l'absence de cette communication structurée, c'est la référence de votre facture qui sera utilisée comme communication, avec un maximum de 16 caractères.
Comment dois-je envoyer une note de crédit ?
Si vous envoyez une note de crédit au SPW, celle-ci doit, être référencée par le numéro de la facture à laquelle elle se rapporte. Tout comme les factures, les notes de crédit doivent être envoyées à l’adresse unique de facturation du SPW Finances, à savoir Boulevard Ernest Mélot 30 - 5000 Namur ou via Mercurius. Soyez vigilants à indiquer 381 au niveau de l’ID qui se trouve dans l’UBL.
Dans quels champs doivent être complétés l’engagement juridique et l’adresse mail du Correspondant Comptable si j’utilise un logiciel comptable ?
Il est nécessaire de demander à votre service informatique ou à votre fournisseur de solution informatique la complétion des champs suivants :
L’adresse mail du Correspondant comptable : Il est nécessaire de renseigner l’adresse mail personnelle du Correspondant comptable, les adresses mail génériques ne sont pas acceptées, dans le champ suivant (https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/syntax/ubl-invoice/cac-AccountingCustomerParty/cac-Party/cac-Contact/cbc-ElectronicMail/) :
L’engagement juridique : Le numéro d’engagement juridique doit être complété dans le champ suivant (https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/syntax/ubl-invoice/cbc-BuyerReference/) :
Dans quels champs doivent être complétés l’engagement juridique et l’adresse mail du Correspondant Comptable si j’encode mes factures manuellement sur le Portail Mercurius ?
Les champs, présents dans le canevas proposé par Mercurius, doivent être complétés de la manière suivante :
L’adresse mail du Correspondant comptable
Veuillez compléter l’adresse mail personnelle du Correspondant comptable, les adresses mail génériques ne sont pas acceptées, dans le champ « Courriel de contact ».
L’engagement juridique
Veuillez renseigner dans le champ « Commentaire » le numéro d’engagement juridique.
Est-ce que les déclarations de créance pour un subside sont également concernées par cette nouvelle procédure ?
Non, les déclarations de créances en suite de subsides sont à envoyer comme précédemment à votre administration fonctionnelle. Le mail ou le courrier papier peuvent être indifféremment utilisés
À qui s’applique ces changements en matière de facturation ?
Ce changement en matière de facturation s’applique pour :
- Service Public de Wallonie (SPW)
- Cabinets ministériels wallons
- Secrétariat pour l'aide à la gestion et au contrôle internes des cabinets (SEPAC),
- Cellule fiscale
- Service central de comptabilité (SCC),
- Cellule d'informations financières (CIF)
- Cellule audit de l'Inspection des finances pour les fonds européens (CAIF)
- Commission permanente pour l'examen de la structure des entreprises,
- Cellule Covid-19
- Commissariat spécial à la reconstruction
Ne sont pas concernées, les autres unités d'administration publique dépendant de la Région, telles le Forem, l'Aviq, la Sofico, l'AWAC, l'AWAP, le CRAC ou les entités portuaires.
Le numéro BCE à indiquer dans Peppol pour identifier comme destinataire de la facture le SPW, les cabinets ainsi que les services assimilés est le 0316.381.138.
Le lien suivant https://spw.wallonie.be/organigrammes reprend toutes les Directions qui composent le SPW et qui sont donc impactées par ce changement.