Facturation électronique
La facturation électronique est le canal privilégié pour envoyer vos factures à nos administrations.
La facturation électronique est d’application pour les factures commerciales y compris les honoraires d’avocats, d’huissiers… . Elle ne s’applique pas aux déclarations de créances en suite de subsides.
L’envoi par e-mail d’une facture sous format PDF (scan de la facture) ou Word n’est pas considéré comme une facture électronique.
Qu'est ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée (format XML) qui permet son traitement automatique et électronique. La facturation électronique consiste donc à automatiser de bout en bout le processus de facturation.
L’envoi par e-mail d’une facture sous format PDF (scan de la facture) ou Word n’est pas considéré comme une facture électronique. En effet, ce format non structuré ne pourra pas être pris en charge de manière automatique. De plus, un simple document numérique comme ceux cités plus haut ne peuvent garantir une notion de sécurisation. C’est, en revanche, le cas pour les factures électroniques qui sont des documents dématérialisés dont le transit des données informatisées se fait via une plateforme sécurisée
Quels sont les avantages ?
La facturation électronique représente une réelle avancée pour les administrations publiques et leurs fournisseurs. Il s’agit d’un précieux outil de simplification administrative dont les avantages sont multiples : limiter les erreurs d’encodage, assurer un traitement plus rapide des factures et par conséquent, générer des économies en diminuant l’utilisation du papier et en assurant de meilleurs délais de paiement. En 2015, l’ASA (l’agence fédérale pour la simplification administrative) a calculé qu’un passage à 100% de factures électroniques générerait 3,37 milliards d’euros d’économies en Belgique.
Comment ça marche ?
L’envoi d’une facture électronique peut se faire directement depuis votre logiciel de facturation ou de ventes/ CRM (customers relationships management), s’il est connecté à un point d’accès du réseau européen PEPPOL . Elle est alors transmise directement aux autorités belges (qui la récupèrent ensuite via la Plateforme Mercurius – voir illustration ci-dessous). Si vous n’êtes pas en mesure de transmettre votre facture électronique sur Peppol vous pouvez la saisir manuellement sur le portail Mercurius. Vous pouvez accéder à la Plateforme Mercurius via le lien suivant : digital.belgium.be
PEPPOL est l’abréviation de Pan-European Public Procurement On-Line. C’est la solution européenne de gestion du transfert des données de façon standardisée entre les différents partenaires et les différents logiciels comptables.
Mercurius est la plateforme belge qui réceptionne les factures adressées aux entités publiques belges et les met à disposition de leurs destinataires. Mercurius permet également aux fournisseurs de visualiser le flux de factures entrant et sortant. Il s’agit dans ce cas d’un réel outil statistique.
Comment puis-je passer à la facturation électronique ?
La facturation électronique n’est pas seulement réservée aux grandes entreprises et organisations. Ces dernières années, de nombreuses solutions informatiques sont arrivées sur le marché et s’adressent à toutes les entreprises et indépendants et ce, peu importe leur volume de factures. Il existe une option appropriée pour tous. Sans le savoir, vous disposez peut-être déjà d’une solution informatique vous permettant d’envoyer des factures électroniques.
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Pour toutes informations complémentaires sur la facturation électronqiue, vous pouvez adresser vos questions via l'adresse email suivante : facturationelectronique@spw.wallonie.be