Elektronische Rechnungsstellung

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung mit Ausstellung, Übermittlung und in strukturierter elektronischer Form (XML-Format), welche eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die elektronische Rechnungsstellung besteht also in der vollständigen Automatisierung des Prozesses der Rechnungsstellung. Der Versand einer Rechnung im PDF- (Scan der Rechnung) oder Word-Format gilt nicht als elektronische Rechnungsstellung. Dieses nicht strukturierte Format kann nämlich nicht automatisch verarbeitet werden. Außerdem kann bei einem digitalen Dokument wie den oben erwähnten eine Sicherung nicht garantiert werden. Für elektronische Rechnungen, bei welchen es sich um entmaterialisierte Dokumente handelt, deren Datenübertragung über eine gesicherte Plattform erfolgt, ist dies hingegen möglich. 

Die elektronische Rechnungsstellung stellt für die öffentliche Verwaltung und deren Versorger einen echten Fortschritt dar. Es handelt sich um ein wertvolles Werkzeug zur administrativen Vereinfachung mit zahlreichen Vorteilen: Beschränkung der Fehler bei der Eingabe, Gewährleistung einer schnelleren Verarbeitung von Rechnungen und damit Einsparungen durch Verringerung des Einsatzes von Papier sowie Sicherstellung von besseren Zahlungsfristen. Im Jahr 2015 berechnete die ASA (föderale Agentur für administrative Vereinfachung), dass eine Umstellung auf 100 % elektronische Rechnungen in Belgien Einsparungen in Höhe von 3,37 Milliarden Euro bringen würde. 

Infolge einer europäischen Richtlinie2 sowie des belgischen Gesetzes zur Abänderung des Gesetzes zu öffentlichen Aufträgen sind alle belgischen öffentlichen Dienste seit dem 1. April 2019 dazu verpflichtet, die Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu akzeptieren und sicherzustellen. Seit diesem Datum haben wirtschaftliche Aktionsträger die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber zu schicken. Letzterer ist dazu verpflichtet, diese zu akzeptieren, wenn sie der gemäß der genannten Richtlinie festgelegten europäischen technischen Norm entspricht. Diese Aktionsträger haben jedoch nach wie vor die Möglichkeit, ihre Rechnungen per Post zu übermitteln. Der Versand einer elektronischen Rechnung kann direkt von Ihrer Rechnungsstellungs- oder Verkaufs-/ CRM (Customer Relationships Management)-Software erfolgen, wenn diese mit einem Zugangspunkt in europäischen Peppol-Netzwerk verbunden ist. Sie wird dann direkt an die belgischen Behörden übermittelt (welche sie dann über die Plattform Mercurius – siehe Abb. unten) erhalten. Wenn Sie Ihre elektronische Rechnung nicht auf PEPPOL übermitteln können, können Sie sie manuell auf dem Portal Mercurius eingeben. Sie haben über folgenden Link Zugriff auf die Plattform Mercurius: Mercurius (belgium.be).

Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht nur Großunternehmen  und Organisationen vorbehalten.
In den letzten Jahren sind zahlreiche IT-Lösungen auf den Markt gekommen, die sich an alle Unternehmen und Selbständige richten und zwar 
unabhängig vom Volumen ihrer Rechnungen. Es gibt für jeden eine  geeignete Option.
Ohne es zu wissen verfügen Sie vielleicht bereits über eine IT-Lösung, die es Ihnen ermöglicht, elektronische Rechnungen zu versenden

Ich habe eine Software für Buchhaltung oder Rechnungsstellung

Ich habe ein ERP (« Enterprise Resource Planning » : Verwaltungssoftware)

Ich erstelle meine Rechnungen in Word, Excel, als PDF etc.

Ich schicke pro Jahr nur wenige Rechnungen an den ÖDW