Rechnungen: Neues 2022
Wie stellt man eine Rechnung an den ÖDW?
Seit Januar 2022 gibt es zwei Kanäle für die Übermittlung Ihrer Rechnungen:
• elektronische Rechnungsstellung über Peppol/Mercurius
• Rechnungsstellung in Papierform, zu richten an das Scan-Zentrum: Boulevard Ernest Mélot, 30 - 5000 Namur
Rechnungen im PDF- und Word-Format, die per Mail gesendet werden, werden nicht mehr akzeptiert!
Sie brauchen Hilfe?
Laden Sie den kompletten Leitfaden unten herunter. So erfahren Sie alles über die elektronische Rechnungsstellung und wie Sie auf diese neue Art der Rechnungsstellung umsteigen können. Sie bringen auch neue Angaben in Erfahrung, die Sie auf Ihren Rechnungen angeben müssen.
Ihre Anlaufstellen:
Für alles, was die allgemeine Bearbeitung Ihres Dossiers betrifft, sind Ihr Sachbearbeiter und Ihr Ansprechpartner in der Buchhaltung die zu bevorzugenden Anlaufstellen.
Für Fragen zu den Themen*:
• elektronische Rechnungsstellung (Mercurius etc.) => facturationelectronique@spw.wallonie.be
• Aufstellung der konsolidierten Zahlungen oder unklare Kommunikation=> info.paiement.finances@spw.wallonie.be
• Zahlungserinnerung => controle.depenses.finances@spw.wallonie.be
• Verfolgung der Bearbeitung oder der Bezahlung Ihrer Rechnung = > 081/77 23 33 (ausschließlich Montag und Mittwoch von 9 bis 12 Uhr) oder kontaktieren Sie uns per Mail über die Adresse: controle.depenses.finances@spw.wallonie.be
*Bitte geben Sie im Antrag Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie alle weiteren Informationen an, die für die Weiterverfolgung Ihres Antrags relevant sind.
FAQ Lieferanten
Müssen Angebote und Fortschrittsberichte auch noch an das Scan-Zentrum gehen?
In keinem Fall sollten Sie Ihre Angebote oder Fortschrittsberichte an das Scan-Zentrum schicken. Sie müssen diese Unterlagen auch weiterhin an die zuständige Verwaltung übermitteln, die die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen in Auftrag gegeben hat.
Muss die Adresse aller Kundenstammsätze entsprechend jener des Scan-Zentrums auf Avenue du Gouverneur Bovesse 29 – 5100 Jambes geändert werden?
Es ist wichtig, diese Adressen weiterhin in Ihrer Software zu behalten. Bestimmte Daten wie die Abteilung, die Direktion und die Lieferadresse für eine Ware oder eine Dienstleistung müssen auf der Rechnung angegeben werden, um eine ordnungsgemäße Zustellung und eine schnelle Bearbeitung Ihrer Rechnung sicherzustellen.
Wie lautet die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des ÖDW?
Sie lautet 0316.381.138.
Kann ich meine Rechnungen weiterhin per Mail schicken?
Nein.
Eine Rechnung im Word- oder PDF-Format ist keine elektronische Rechnung und gilt als Kopie.
Zudem ist die elektronische Rechnungsstellung möglich und zu bevorzugen. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einer strukturierten elektronischen Form (XML-Format) erstellt, weitergegeben und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Bearbeitung. Die elektronische Rechnungsstellung besteht also in der vollständigen papierlosen Gestaltung von Beginn bis Ende des Rechnungsstellungsprozesses.
Zwei Kanäle der Übermittlung:
• Elektronische Rechnungsstellung über Mercurius
• Versand von Rechnungen im Papierformat an die Adresse: ÖDW Finanzen – Centre de scanning Avenue du Gouverneur Bovesse, 29 5100 Jambes
Gilt dieses neue Verfahren im Bereich der Rechnungsstellung auch für die SOFICO?
Dies betrifft ausschließlich Rechnungen, die direkt an den ÖDW gerichtet sind. Bei der Rechnungsstellung an die SOFICO ändert sich nichts.
Welche Daten sind auf meiner Rechnung für eine schnellere und automatisierte Bearbeitung anzugeben?
Die entscheidenden Daten für die Ermöglichung einer schnellen und effizienten Bearbeitung Ihrer Rechnung sind:
Mail-Adresse des Ansprechpartners der Buchhaltung
Ihre zu bevorzugenden Anlaufstellen für die Bearbeitung Ihrer Dossiers sind Ihr Sachbearbeiter und der Ansprechpartner in der Buchhaltung. Deren Daten werden Ihnen von der Verwaltung des ÖDW, mit welcher Sie zu tun haben, mitgeteilt.
Rechtliche Verpflichtung
Ihr Ansprechpartner der Buchhaltung teilt Ihnen diese Nummer mit. Sie stellt die VERPFLICHTENDE Angabe dar, die Sie auf allen Dokumenten im Zusammenhang mit dem Auftrag nennen müssen. Sie beginnt mit der Nummer 5000…, gefolgt von einer Zahlenfolge.
Muss ich neben dem Verschicken meiner Rechnung über Mercurius sie auch per Post verschicken?
Nein.
Die elektronische Rechnungsstellung erfordert keinen Versand der Rechnung per Post.
Ich schaffe es nicht, mich im Portal Mercurius anzumelden.
Das Einloggen im Portal Mercurius darf ausschließlich über Ihren Personalausweis erfolgen. Achtung: Sie müssen als rechtlicher Vertreter anerkannt und als solcher bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) für Ihr Unternehmen eingetragen sein. Wenn Sie Probleme beim Einloggen auf dem Portal Mercurius haben, empfehlen wir Ihnen den folgenden Link: Hilfe zum Portal Mercurius – Belgian Peppol Authority – Confluence (atlassian.net).
Ist es möglich, den elektronischen Rechnungen Anhänge beizufügen?
Ja, es ist ohne Weiteres möglich, Ihren elektronischen Rechnungen Anhänge beizufügen und zwar sowohl über Ihre Software als auch über das Portal Mercurius.
Welche nützlichen Informationen gibt es für die Rechnungsstellung an den ÖDW über Peppol?
Scheme ID: 0208.
Peppol ID: 0316381138.
Welche Mitteilung muss meine Rechnung tragen?
Wenn Sie eine Rechnung an den ÖDW schicken, ist eine Mitteilung in strukturierter Form zu bevorzugen, etwa: +++123/1234/12345+++.
Wenn diese strukturierte Mitteilung nicht vorhanden ist, wird die Referenznummer Ihrer Rechnung als Mitteilung verwendet, welche höchstens 16 Zeichen umfassen darf.
Wie muss ich eine Gutschrift verschicken?
Wenn Sie eine Gutschrift an den ÖDW schicken, muss diese die Nummer der Rechnung tragen, auf welche sie sich bezieht. Genau wie Rechnungen müssen Gutschriften an die einzige Adresse für die Rechnungsstellung des ÖDW Finanzen gerichtet – nämlich an die Avenue Gouverneur Bovesse, 29 – 5100 JAMBES – oder über Mercurius versandt werden. Achten Sie darauf, bei der ID, welche sich in der UBL befindet, „381“ anzugeben.
Für wen gelten diese Änderungen im Bereich der Rechnungsstellung?
Diese Änderungen im Bereich der Rechnungsstellung gelten für:
- den Öffentlichen Dienst der Wallonie (ÖDW)
- die wallonischen ministeriellen Kabinette
- die gleichgestellten wallonischen Zellen (Dienststelle für administrative und finanzielle Hilfeleistungen zugunsten der Kabinette (SEPAC), Steuerzelle, Zentraler Dienst für Buchführung (SCC), Zelle für finanzielle Informationen (ZFI) und Kontrollstelle der Finanzinspektion für die Europäischen Fonds (CAIF), Sekretariat der Regierung, Permanenter Ausschuss für die Überprüfung der Struktur von Unternehmen, Covid-19-Zelle und Sonderausschuss für den Wiederaufbau)
Die in Peppol anzugebende ZDU-Nummer, um den ÖDW, die Kabinette sowie die gleichgestellten Dienste als Rechnungsempfänger zu bestimmen, lautet 0316.381.138.
Der Link https://spw.wallonie.be/organigrammes führt alle Direktionen an, die gemeinsam den ÖDW bilden und die somit von dieser Änderung betroffen sind.