Comment encoder une facture sur le portail Mercurius
Concernant la facturation électronique, il y a deux manières de procéder :
• Soit le fournisseur dispose d’un logiciel comptable et d’un point d’accès à Peppol et peut directement nous transmettre ses factures qui transitent par Mercurius.
• Soit le fournisseur encode lui-même manuellement ses factures sur le portail Mercurius.
Ce tutoriel porte sur le second procédé :
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Avant de commencer :
Pour utiliser la plateforme Mercurius, il faut être reconnu en tant que représentant légal et être enregistré comme tel à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) pour votre entreprise.
Si vous rencontrez des problèmes lors de la connexion au Portail Mercurius, nous vous conseillons de consulter le lien suivant : Aide du portail Mercurius - Belgian Peppol Authority - Confluence (atlassian.net).
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Vous n’êtes pas le représentant légal de l’entreprise ?
Il y a la possibilité que vous soyez reconnu comme responsable de la facturation sortante pour une entreprise. Dans ce cas, vous vous connecterez avec votre propre carte d’identité.
Voici le lien de la marche à suivre complète : Modalités d'accès au portail Mercurius - Belgian Peppol Authority - Confluence (atlassian.net).
Il s’agit de la rubrique : Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable de la facturation sortante vers les pouvoirs publics pour mon entreprise. J’ai donc besoin d’un accès au portail.
Afin de pouvoir accéder à Mercurius au nom de l’entreprise, vous devez vous connecter au formulaire en ligne suivant via votre carte d’identité et le compléter :
Demande de rôle : Responsable de la facturation
Le représentant légal de l’entreprise devra le valider par la suite.
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Information utile
Concernant la plateforme Mercurius, il faut savoir qu’elle est gérée par le Fédéral pour les pouvoirs publics. Le SPW n’a pas de contrôle sur celle-ci.
Il est possible de demander une aide via leur formulaire en ligne :
https://digital.belgium.be/iaf/hil/iaf-hil-app-bosa-mercurius-contact/?lng=fr
Se connecter à Mercurius et encoder une facture
1. Se connecter à la plateforme Mercurius via la carte d’identité en utilisant le lien : Mercurius (belgium.be)
2. Dans le menu principal, cliquer sur le bouton « Nouvelle facture ».
Compléter le formulaire avec toutes les données utiles pour un traitement optimal de votre facture
1. Vous allez être dirigé vers un formulaire à compléter. La partie de gauche vous concerne.
Le nom de votre entreprise ainsi que son numéro BCE sont repris dans le premier champ (encadré en rouge).
Compléter les différents champs avec vos données :
Concernant le numéro de compte bancaire à saisir dans le champ repris ci-dessous,
merci de ne mettre aucun espace entre les chiffres qui le composent.
2. Compléter la partie de droite réservée au client en l’occurrence le SPW via les différents champs mis à disposition.
Vous pouvez retrouver le client par l’intermédiaire du menu déroulant.
Vous devez choisir dans cette section « Service public de Wallonie » en toutes lettres dans la liste déroulante.
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Le champ « Département » doit être complété du Département, de la Direction ou du service pour lequel le bien ou le service est facturé.
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Le champ « Courriel de contact » doit être complété de l’adresse mail du correspondant comptable. Cette information doit vous être communiquée par l’administration. Pour information, nos adresses mail se construisent de la manière suivante : prénom.nom@spw.wallonie.be
3. Compléter le corps du formulaire :
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Le champ « Numéro de commande » correspond au numéro de bon de commande qui vous a été communiqué par le SPW. Il s’agit d’une référence composée de BC + une suite de chiffres. Si vous n’en disposez pas, vous pouvez mettre un «-» dans cette section.
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Le champ « Commentaire » doit être complété du numéro d’engagement juridique. Il s’agit d’une référence qui vous a également été donnée par le SPW et qui commence par 5000.... Si vous n’avez pas cette information, merci de renseigner dans ce même champ « pas d’engagement juridique ».
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Le champ « Référence de paiement » correspond à la communication libre ou structurée.
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Il est conseillé de joindre des annexes (bon de commande, facture sous format PDF,...). Vous en avez la possibilité via le bouton « add » en dessous de « annexes », entouré en vert. Après avoir appuyé sur « add » une nouvelle ligne va apparaitre. Il suffira de sélecter des fichiers via le bouton
« select »
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Cas particulier : si vous cédez votre facture à votre banque, une mention doit apparaitre dans le champ « Commentaire » à savoir ; cette facture est cédée et payable exclusivement à (nom + adresse de l’organisme de crédit) au numéro de compte (le ou les numéro(s) de compte de la cession).
Si la cession est prise à titre de gage, il faut impérativement le préciser.
- Par l’intermédiaire de la rubrique « Lignes de facture », vous encodez la prestation qui a été réalisée ainsi que la quantité, le prix unitaire et la TVA. Le système calcule de lui-même le total. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes en cliquant sur le bouton « add » entouré en vert.
Le système n’accepte pas plus de deux décimales!
4. Quand tout est encodé, le formulaire peut être envoyé en cliquant sur le bouton « Envoyer » en bas à droite de l’écran.
5. Pour quitter le portail Mercurius, il faut se déconnecter en cliquant d’abord sur le bouton « Admin » puis sur « Déconnexion » :
Vous avez encore des questions concernant l’utilisation et l’encodage sur le portail Mercurius ?
N’hésitez pas à nous adresser votre demande à l’adresse : facturationelectronique@spw.wallonie.be
