Facturer au SPW - TEST
Contenu et informations obligatoires sur la facture
Quelles données doivent figurer sur la facture pour un traitement optimal et comment les intégrer à la facture ?
1. L'adresse mail du correspondant comptable du SPW
Les contacts privilégiés pour le suivi de dossiers sont le gestionnaire de dossier et le Correspondant Comptable. Leurs références sont fournies par l’administration du SPW avec laquelle vous traitez.
Les références du Correspondant Comptable et surtout l’adresse mail devront être indiquées sur toutes les factures transmises par la suite au SPW.
PEPPOL : 📧 L’adresse mail du Correspondant comptable est à indiquer dans le champ suivant : Electronic Mail
2. Le numéro d'engagement juridique
Le Correspondant comptable doit fournir ce numéro. Il constitue la référence OBLIGATOIRE que le fournisseur appose sur tous les documents relatifs au marché et permet une prise en charge et un traitement beaucoup plus rapide de la demande de paiement. Il commence par le numéro 5000… suivi d’une suite de chiffre.
PEPPOL : 📃 Le numéro d’engagement juridique doit être complété dans le champ suivant Buyer Reference
Ce champ n’est pas disponible dans tous les logiciels et demande parfois un développement pour l’y intégrer. Dès lors, si vous avez encoder un numéro de bon de commande qui commence par BC ou CO, l’encodage du numéro d’engagement juridique est optionnel.
3. Le numéro de bon de commande
Le Correspondant comptable doit vous fournir ce numéro.
PEPPOL : 🗒️Le numéro de bon de commande doit être complété dans le champ suivant Order Reference
⚠️ Si la référence communiquée par le SPW commence par BC ou CO, veuillez indiquer uniquement dans le champ la référence BC ou CO suivie de la suite de chiffres sans espace entre les lettres et les chiffres.
4. Le numéro de compte bancaire du fournisseur
PEPPOL : Le numéro de compte bancaire du fournisseur est à indiquer dans le champs suivant PayeeFinancialAccount
Pour les fournisseurs encodant leurs factures sur le portail Mercurius, il est nécessaire de se référer au tutoriel "Comment encoder une facture sur le portail Mercurius"
Est-il possible de joindre des annexes à une facture électronique ?
Oui, il est parfaitement possible de joindre des annexes aux factures électroniques et cela est même fortement recommandé pour les factures encodées manuellement depuis le portail Mercurius.
Quelle communication indiquer sur la facture ?
Lors de l’envoi d’une facture au SPW, une communication sous forme structurée est préférable, par exemple : +++123/1234/12345+++.
En l'absence de cette communication structurée, c'est la référence de la facture qui sera utilisée comme communication, avec un maximum de 16 caractères.
Une note de crédit peut-elle être envoyée par l'intérmédiaire de PEPPOL ?
Une note de crédit peut parfaitement être envoyée par Peppol.
Vous devez être vigilant à :
- indiquer toutes les données (engagement juridique, adresse mail du Corco,…)permettant la reconnaissance de la pièce.
- Afin de relier la note de crédit à la facture, il est également nécessaire de mentionner la référence de la facture à laquelle s’applique la note de crédit.
- Le champ technique Payable Amount ne doit pas être nul.
Coordonnées PEPPOL et entités concernées
Qu’est-ce que Peppol, comment cela fonctionne, comment s’y enregistrer ?
Quelles sont les coordonnées PEPPOL pour facturer au SPW (Service Public de Wallonie) ?
- Scheme ID : 0208
- Peppol ID : 0316381138
Les autres unités d'administration publique dépendant de la Région sont-elles reprises sous les coordonnées PEPPOL du SPW ? :
Les autres unités d'administration publique dépendant de la Région, telles le Forem, l'Aviq, la Sofico, l'AWAC, l'AWAP, l’OPW, le CRAC ou les entités portuaires disposent de leurs propres coordonnées PEPPOL.
Les coordonnées PEPPOL de l’AWAP sont :
Scheme ID, il s’agit du 0088
Peppol ID, il s’agit du 5425023120026
Les coordonnées PEPPOL de l’OPW sont :
Scheme ID, il s’agit du 0088
Peppol ID, il s’agit du 5425023120019
Pour les autres entités, vous devez vous mettre en contact avec ces entités pour qu’elles vous les communiquent.
Quel est le numéro de TVA du SPW ?
Il s’agit du 0316.381.138
Accès et connexion au portail Mercurius
Comment une personne tierce (comptable, prestataire) peut encoder une facture dans Mercurius
Une personne tierce (par exemple un comptable ou un prestataire externe) peut encoder des factures pour le compte d’une entreprise via le portail Mercurius.
Si cette personne rencontre des difficultés de connexion, il est possible qu’elle ne dispose pas encore des droits nécessaires.
La personne tierce peut être désignée comme responsable de la facturation sortante pour l’entreprise.
Dans ce cas, elle pourra se connecter au portail Mercurius avec sa propre carte d’identité électronique (eID).
La procédure complète est décrite dans la documentation officielle :
Modalités d'accès au portail Mercurius – Belgian Peppol Authority.
Une fois la demande introduite, le représentant légal de l’entreprise devra valider l’accès afin que celui-ci soit effectif.
Vous rencontrez des problèmes pour vous connecter au portail Mercurius (bug avec itsme,…) ?
Concernant la plateforme Mercurius, il faut savoir qu’elle est gérée par le Fédéral pour les pouvoirs publics. Le SPW n’a pas de contrôle sur celle-ci.
Il est possible de demander une aide via la page principale (Mercurius) :
Vous serez redirigé vers un formulaire à compléter en ligne.
Vous n’arrivez pas à vous connecter au portail Mercurius ?
Pour s’identifier sur le Portail Mercurius, il faut le faire uniquement par l’intermédiaire de la carte d’identité ou ITS ME.
Attention que le fournisseur doit être belge et reconnu en tant que représentant légal et être enregistré comme tel à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) pour votre entreprise.
Si des problèmes se présentent lors de la connexion au Portail Mercurius, nous conseillons de consulter le lien suivant :
Aide du portail Mercurius - Belgian Peppol Authority - Confluence (atlassian.net).
Sur le portail Mercurius, vous ne retrouvez pas le SPW dans le menu déroulant ?
Vous devez choisir dans la partie « client », « Service public de Wallonie » en toutes lettres dans la liste déroulante :
Passage à la facturation électronique et paramétrage
Comment passer à la facturation électronique ?
Un fournisseur étranger ne peut pas utiliser le portail Mercurius qui est uniquement réservé aux fournisseurs belges. Il est donc nécessaire de choisir un Service Provider certifié PEPPOL dans son pays pour envoyer sa facture. La liste des Service Provider certifié PEPPOL est reprise dans le lien suivant :
Vous souhaitez paramétrer votre logiciel certifié Peppol et réaliser le mapping des champs ?
Un vademecum technique élaboré par le service informatique du SPW est disponible et peut être transmis en envoyant une demande à facturationelectronique@spw.wallonie.be
Existe-t-il un environnement de test ?
Vous avez la possibilité d’envoyer des factures dans l’environnement de test par l’intermédiaire de votre fournisseur d’accès (Access Point).
Vous pouvez trouver les identifiants via ce lien pour l'environnement de test :
Suivi et traitement des factures
Vous souhaitez savoir où en est le traitement de votre facture ?
Pour toute demande concernant le traitement d’une facture ou la transmission des rappels de paiement, un mail peut être adressé à : controle.depenses.finances@spw.wallonie.be
Si une facture de rappel est établie cette dernière doit être HTVA.
⚠️Dans certains cas, la facture peut être affichée comme « send » ou « envoyée » de votre côté, alors qu’elle n’a en réalité pas été remise au point d’accès Mercurius.
Nous vous invitons à effectuer les vérifications suivantes :
- la bonne saisie de nos coordonnées d’accès Peppol à savoir ; Scheme ID 0208, Peppol ID0316381138 ;
- le statut réel de l’envoi dans votre système Peppol ;
- les éventuels messages d’erreur ou de rejet ;
- et, le cas échéant, à renvoyer la facture via votre point d’accès Peppol.
Vous avez reçu un paiement consolidé et ne voyez pas de quoi il s’agit :
Afin de recevoir le relevé détaillé d’un paiement consolidé, vous pouvez envoyer un mail à l’adresse info.paiement.finances@spw.wallonie.be
Cas particuliers
Est-ce que les déclarations de créance pour un subside sont également à envoyer par Peppol/Mercurius ?
Non, les déclarations de créances en suite de subsides sont à envoyer à l’administration fonctionnelle. Le mail ou le courrier papier peuvent être indifféremment utilisés
L’obligation de facturer électroniquement à partir du 1er janvier 2026 impacte-t-elle le SPW ?
L’obligation de facturer électroniquement à partir du 1er janvier 2026 concerne les transactions B to B.
Le SPW ainsi que ses fournisseurs sont soumis aux obligations pour les transactions en B to G.
Le SPW n’est dès lors pas concerné par l'obligation du 1er janvier 2026. Dans le cas du SPW, la facturation électronique est obligatoire pour tous les marchés passés au 1er mars 2024 de plus de 3000€ HTVA.
Comment savoir si vous êtes concerné par le B2B ?
Vous pouvez utiliser cet outil pratique (Suis-je concerné par l'obligation d'e-facturation B2B ? - e-facture) vous permettant de déterminer si l’obligation de facturation électronique vous concerne.
Dois-je accepter les invitations à payer ou les avertissements-extraits de rôle reçus par courrier de la part du SPW Finances ?
Oui
Les documents qui ne constituent pas des factures au sens strict — comme les invitations à payer ou les avertissements-extraits de rôle — ne sont pas concernés par la réglementation sur la facturation électronique. Ils continueront donc à être envoyés par courrier postal et non via Peppol.
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