Facturer au SPW

En aucun cas vous ne devrez renvoyer vos offres ou les états d’avancement au centre de scanning. Vous devrez continuer à transmettre ces documents à l’administration fonctionnelle qui a fait la demande de prestation de biens ou de services.

Il est important de conserver dans votre logiciel ces adresses. En effet, certaines données comme le Département, la Direction et l’adresse de livraison d’un bien ou d’un service notamment sont à renseigner sur la facture afin d’assurer un bon dispatching et un traitement rapide de votre facture.

Il s’agit du 0316.381.138

Non.

Une facture sous format Word ou PDF n’est pas une facture électronique et est considérée comme une copie.

Par ailleurs, la facturation électronique est possible et doit être favorisée. Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée (format XML) qui permet son traitement automatique et électronique. La facturation électronique consiste donc à dématérialiser de bout en bout le processus de facturation.

Les deux canaux de transmission suivants :

• Facturation électronique via Mercurius

• Envoi des factures sous format papier à l’adresse : SPW Finances – Centre de scanning Boulevard Ernest Mélot, 30 - 5000 Namur 

Cela concerne uniquement les factures adressées directement au SPW. Rien ne change pour votre facturation à la SOFICO

Les données primordiales pour permettre un traitement rapide et efficace de votre facture sont :

L’adresse mail du Correspondant Comptable : Vos contacts privilégiés pour le suivi de vos dossiers sont votre gestionnaire de dossier et le Correspondant Comptable. Leurs références vous seront fournies par l’administration du SPW avec laquelle vous traitez.           
 

L’engagement juridique : Votre Correspondant comptable doit vous fournir ce numéro. Il constitue la référence OBLIGATOIRE que vous devez apposer sur tous les documents relatifs au marché. Il commence par le numéro 5000… suivi d’une suite de chiffre.

Non.

La facturation électronique ne nécessite pas l’envoi de la facture par courrier.

Pour vous identifier sur le Portail Mercurius, vous devez le faire uniquement par l’intermédiaire de votre carte d’identité. Attention que vous devez être reconnu en tant que représentant légal et être enregistré comme tel à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) pour votre entreprise. Si vous rencontrez des problèmes lors de la connexion au Portail Mercurius, nous vous conseillons de consulter le lien suivant : Aide du portail Mercurius - Belgian Peppol Authority - Confluence (atlassian.net).

Oui, il est parfaitement possible de joindre des annexes à vos factures électroniques aussi bien depuis votre logiciel que depuis le portail Mercurius.

Scheme ID, il s’agit du 0208.

Peppol ID, il s’agit du 0316381138.

Lorsque vous envoyez une facture au SPW, une communication sous forme structurée est préférable, par exemple : +++123/1234/12345+++.         

En l'absence de cette communication structurée, c'est la référence de votre facture qui sera utilisée comme communication, avec un maximum de 16 caractères.

Si vous envoyez une note de crédit au SPW, celle-ci doit, être référencée par le numéro de la facture à laquelle elle se rapporte. Tout comme les factures, les notes de crédit doivent être envoyées à l’adresse unique de facturation du SPW Finances, à savoir Boulevard Ernest Mélot 30 - 5000 Namur ou via Mercurius. Soyez vigilants à indiquer 381 au niveau de l’ID qui se trouve dans l’UBL.

Il est nécessaire de demander à votre service informatique ou à votre fournisseur de solution informatique la complétion des champs suivants :

L’adresse mail du Correspondant comptable : Il est nécessaire de renseigner l’adresse mail personnelle du Correspondant comptable, les adresses mail génériques ne sont pas acceptées, dans le champ suivant (https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/syntax/ubl-invoice/cac-AccountingCustomerParty/cac-Party/cac-Contact/cbc-ElectronicMail/) :

L’engagement juridique : Le numéro d’engagement juridique doit être complété dans le champ suivant (https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/syntax/ubl-invoice/cbc-BuyerReference/) :

Les champs, présents dans le canevas proposé par Mercurius, doivent être complétés de la manière suivante :

L’adresse mail du Correspondant comptable 

Veuillez compléter l’adresse mail personnelle du Correspondant comptable, les adresses mail génériques ne sont pas acceptées, dans le champ « Courriel de contact ».

L’engagement juridique

Veuillez renseigner dans le champ « Commentaire » le numéro d’engagement juridique.

Non, les déclarations de créances en suite de subsides sont à envoyer comme précédemment à votre administration fonctionnelle. Le mail ou le courrier papier peuvent être indifféremment utilisés

Ce changement en matière de facturation s’applique pour :

• Service Public de Wallonie (SPW)
• Cabinets ministériels wallons
• Secrétariat pour l'aide à la gestion et au contrôle internes des cabinets (SEPAC),
• Cellule fiscale
• Service central de comptabilité (SCC),
• Cellule d'informations financières (CIF)
• Cellule audit de l'Inspection des finances pour les fonds européens (CAIF)
• Commission permanente pour l'examen de la structure des entreprises,
• Cellule Covid-19
• Commissariat spécial à la reconstruction

Ne sont pas concernées, les autres unités d'administration publique dépendant de la Région, telles le Forem, l'Aviq, la Sofico, l'AWAC, l'AWAP, le CRAC ou les entités portuaires.

Le numéro BCE à indiquer dans Peppol pour identifier comme destinataire de la facture le SPW, les cabinets ainsi que les services assimilés est le 0316.381.138.

Le lien suivant https://spw.wallonie.be/organigrammes reprend toutes les Directions qui composent le SPW et qui sont donc impactées par ce changement.